Comment organiser des réunions réussies en visioconférence?
La visioconférence s’est maintenant généralisée au sein des entreprises, mais pas seulement. Avec de nombreuses solutions grand public, chacun est aujourd’hui à même de lancer une visioconférence. Pour autant, la gestion de réunions en visioconférence demande de respecter quelques règles si l’on souhaite que l’expérience soit un succès. La banalisation de ce mode d’échange peut laisser penser qu’il n’y a rien à faire, mais il en va de même que dans le monde physique, les échanges doivent être préparés, modérés et l’environnement maîtrisé. Voici quelques règles et astuces à prendre en compte pour organiser votre conférence à plusieurs.
Avant la réunion, s’assurer que tout le monde dispose bien des bonnes informations
Parce que tous les participants ne sont pas forcément familiarisés avec ce type de procédure, il est conseillé d’envoyer un email la veille ou quelques heures avant la visioconférence en rappelant la démarche à effectuer ainsi que les identifiants de connexion. Cela permet également de rappeler la date de l’évènement et ainsi éviter les absences ou retards imprévus.
L’espace de travail est très important et conditionnera en partie le confort de la réunion. Les interlocuteurs apprécieront un environnement neutre sans bruit de fond (travaux ou machine à café). Maintenir un contact visuel est également un élément à ne pas négliger. Essayez donc de placer votre caméra au centre de votre écran de manière à ce que les participants aient l’impression de maintenir un échange visuel.
Le bon fonctionnement du dispositif doit être vérifié en amont, tout comme celui des éléments rich media (vidéos ou animations) intégrés à la présentation.
Pendant la réunion, la visioconférence doit être rythmée et menée par un modérateur
Une réunion, en particulier lorsqu’elle est assez longue, ne doit pas être construite sur un rythme monotone. Attention de ne pas dépasser 1h30 afin de conserver l’attention des participants durant toute la visioconférence. Ce type d’échange est en effet intéressant sur des formats assez courts. Veillez également à alterner les phases de caméra et de présentation pour gagner en visibilité et en dynamisme. Mieux vaut 2 diapositives avec relativement peu d’informations qu’une seule trop lourde.
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N’hésitez pas à vous adresser à un contact en précisant son nom, cela compense le fait de ne pas pouvoir regarder uniquement la personne en question comme dans une réunion traditionnelle. Tout comme les bruits de fond, les perturbations sonores du micro sont assez déplaisantes pour l’auditoire. Le couper après son intervention est le moyen de prévenir tout bruit gênant (feuilles de papier par exemple) durant la réunion. Cela facilite du même coup la compréhension en limitant l’écho.
Après la réunion, quelques mesures à prendre
La première chose à faire est de vérifier que le système est entièrement coupé avant de commencer le débriefing de la réunion. Un email remerciant les participants et contenant les supports utilisés est d’usage.
Conclusion
Les bonnes pratiques de la visioconférence sont au final, assez nombreuses mais deviendront rapidement intuitives au bout de quelques réunions. N’oubliez pas la part de communication visuelle que revêtent ces échanges. En ce qui concerne les solutions professionnelles de visioconférence, nous ne saurions trop vous recommander de vous adresser aux experts à même de mettre en place aussi bien le matériel nécessaire, que les aspects liés au réseau et les applicatifs les plus performants. Au-delà de la visioconférence, on peut parler de solutions de collaboration ou encore de communications unifiées. En France, certaines sociétés expertes se distinguent à ce sujet comme Elit-technologies, une entreprise spécialisée en communications unifiées, visioconférence et sécurité.
En savoir plus sur leur site : http://www.elit-technologies.fr